Assemblées générales
De l'émargement au procès-verbal, en une seule séance.
Associations et sociétés : les absents donnent pouvoir ou votent par correspondance depuis leur téléphone, la feuille de présence se signe à l'entrée, le quorum se calcule en direct, chacun vote sur son écran avec ses voix et ses pouvoirs, et le procès-verbal est prêt à la clôture.
Tout le déroulé d'une assemblée
1. Préparer
Importez les membres ou les associés avec leurs voix (une voix par membre, ou le nombre d'actions), rédigez l'ordre du jour et choisissez la majorité de chaque résolution.
2. Pouvoirs et votes à distance
Chaque membre reçoit un lien ou un QR code personnel, à joindre à la convocation. S'il ne vient pas, il donne pouvoir à un autre membre, remet un pouvoir en blanc au président ou vote par correspondance, et signe au doigt, jusqu'à la date limite que vous fixez.
3. Émarger
À l'entrée, chacun scanne le QR code et signe. Le mandataire signe une fois pour lui et pour ceux qu'il représente. Le quorum s'affiche en direct.
4. Voter
Le président ouvre les résolutions une à une. Chacun vote sur son téléphone, avec une ligne par pouvoir détenu. Les résultats et la règle de majorité s'affichent en direct.
5. Certifier
Président de séance, scrutateurs et secrétaire certifient la feuille de présence en la signant à l'écran.
6. Le procès-verbal
Quorum, résultat de chaque résolution avec les voix pour, contre et abstentions, signatures du bureau, et en annexe le journal horodaté des votes et des pouvoirs signés en ligne.
Les règles prévues
Majorités
Majorité simple ou des deux tiers des voix exprimées (AG ordinaire et extraordinaire de SA), majorité absolue de toutes les voix, unanimité. Pour une SAS ou une association, choisissez la règle prévue par vos statuts.
Pouvoirs
Nombre maximum de pouvoirs par mandataire repris de vos statuts (3 par défaut en association), pouvoir en blanc remis au président de séance, et pas de chaîne de procurations : celui qui porte des pouvoirs doit être présent.
Quorum
Indiquez le quorum de vos statuts (en SA, par défaut un cinquième des actions en AG ordinaire et un quart en AG extraordinaire, sur première convocation). Présents, représentés et votes par correspondance sont comptés en direct.
Sans téléphone ?
Le bureau peut saisir le vote d'un participant présent ou un vote par correspondance reçu sur papier, et la feuille de présence se signe sur la tablette de l'accueil.
À savoir
Le vote est nominatif : chaque vote est rattaché à un participant dans le journal, ce qui ne convient pas à un scrutin secret (élection de personnes quand les statuts l'imposent). La convocation, les délais, la qualité des participants, les voix saisies, le quorum statutaire et les règles de majorité restent de la responsabilité de l'organisateur. La forme des pouvoirs et du vote par correspondance dépend de vos statuts : la date limite proposée par presenc.es est une valeur par défaut, à contrôler.
Ce que presenc.es fait, et ce qu'il ne fait pas
presenc.es constate et conserve la présence effective des personnes et leurs votes, avec des données enregistrées et horodatées. Il ne vérifie pas l'identité civile des signataires et ne contrôle pas la régularité de votre séance : convocation, quorum statutaire, qualité des participants, majorités et exigences de vos financeurs restent de la responsabilité de l'organisateur. Ces informations sont générales et ne constituent pas un conseil juridique.
Questions fréquentes
La feuille de présence électronique est-elle valable pour une société anonyme ?+
La feuille de présence est obligatoire (article R. 225-95 du Code de commerce), certifiée exacte par le bureau de l'assemblée. Elle peut, selon nous, être tenue sous forme électronique : à confirmer avec votre conseil.
Et pour une association ?+
La loi de 1901 ne fixe pas de règle : ce sont vos statuts et votre règlement intérieur qui prévoient la feuille de présence, les pouvoirs, le vote par correspondance et le quorum.
Comment un absent donne-t-il pouvoir ?+
Avec son lien ou son QR code personnel : il choisit le membre qui le représentera, ou le pouvoir en blanc au président, et signe au doigt. Il peut changer d'avis jusqu'à la date limite ; le dernier envoi fait foi et l'historique est conservé.
Comment se passe le vote par correspondance ?+
En ligne, le membre vote chaque résolution depuis son lien personnel avant la date limite, et signe. Sur papier, le bureau saisit les votes reçus et leur date de réception. Dans les deux cas, les votes sont comptés dans le quorum et le résultat, et mentionnés au procès-verbal.
Comment sont comptés les pouvoirs ?+
Un participant représenté ne signe pas : son mandataire signe pour lui et vote pour lui, avec une ligne de vote distincte par pouvoir. Ses voix comptent dans le quorum dès que le mandataire a signé.
Peut-on voter à distance pendant la séance ?+
Un participant en visioconférence reçoit un lien personnel pour signer et voter pendant la séance, si vos statuts autorisent la participation à distance.
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