Preuves
Chaque signature laisse une trace vérifiable.
Une preuve de présence tient en trois questions : qui a signé, quand, et comment être sûr que rien n'a changé depuis. Voici exactement ce que presenc.es enregistre et restitue.
Ce qui est enregistré à chaque signature
- Signataire
- Le nom du stagiaire ou du formateur, rattaché à la formation et à la demi-journée.
- Horodatage
- L'heure donnée par le serveur (heure de Paris), pas celle du téléphone : elle ne peut pas être avancée ou reculée par le signataire.
- Méthode
- QR code en salle, lien personnel à distance, ou signature du formateur.
- Adresse IP et appareil
- L'adresse IP et le navigateur utilisés, pour repérer par exemple une série de signatures venues d'un même appareil.
- Image de la signature
- Le tracé réalisé au doigt ou au stylet, reproduit sur la feuille.
- Empreinte SHA-256
- Une empreinte calculée à partir du créneau, du signataire, de l'heure et du tracé. La moindre modification de l'un de ces éléments change l'empreinte : comparée au PDF remis à la clôture, elle permet de détecter une retouche. Elle n'est ni signée ni horodatée par un tiers.
Ce que contient le PDF
Le document que vous remettez à un auditeur ou à un financeur reprend la forme d'une feuille d'émargement classique, avec ce que le papier ne sait pas faire.
Une feuille par jour
Organisme (nom, numéro de déclaration d'activité, SIRET), intitulé, lieu, modalité, formateur, puis un tableau stagiaires × demi-journées avec la signature et son heure.
Absents et contresignature
Les stagiaires qui n'ont pas signé une demi-journée close sont indiqués « Absent ». La signature du formateur figure au pied de chaque demi-journée.
Le journal de preuve en annexe
Chaque signature y figure avec son horodatage, sa méthode, l'adresse IP et son empreinte SHA-256, dans l'ordre chronologique.
Les garde-fous au moment de signer
Présence physique en salle
Le QR code change toutes les 20 secondes : pour signer, il faut le voir au moment où il est affiché. Le navigateur qui a servi à signer pour un stagiaire est bloqué pour les autres sur la même demi-journée.
Fenêtre de signature contrôlée
On ne peut signer que pendant que le formateur a ouvert la demi-journée. Après la clôture, les QR codes et les liens ne fonctionnent plus.
Ce qu'il faut savoir, honnêtement
Une signature électronique simple
presenc.es produit une signature électronique simple au sens du règlement eIDAS. Elle est recevable comme preuve, sous réserve de l'appréciation du juge ou du contrôleur ; sa force repose sur les éléments ci-dessus et sur la contresignature du formateur, pas sur un certificat qualifié.
Identifier le stagiaire en salle
En salle, le stagiaire choisit son nom dans la liste de la session : presenc.es ne vérifie pas son identité. Le QR code tournant empêche de signer depuis l'extérieur, mais c'est au formateur de contrôler qui signe dans la salle, comme avec une feuille papier.
Identifier le stagiaire à distance
Le lien personnel est envoyé sur l'adresse e-mail du stagiaire : la signature est rattachée à une boîte qui lui appartient, et le journal de preuve indique l'adresse de remise. Elle ne prouve pas pour autant son identité civile. Un code de vérification par SMS au moment de signer sera proposé en option.
La formation à distance demande d'autres traces
Une feuille d'émargement prouve la présence à une séance. Pour un parcours à distance, conservez aussi les traces de votre plateforme (connexions, travaux, évaluations, échanges avec le formateur) : c'est ce qu'attendent les financeurs.
Conservez vos PDF
Les durées de contrôle varient selon le financeur : jusqu'à 5 ans pour le CPF, 3 ans après le dernier paiement pour certains OPCO, 10 ans en cas de cofinancement FSE. Ces durées sont données à titre indicatif : vérifiez celles de votre financeur. presenc.es n'est pas un service d'archivage : téléchargez le PDF de chaque session à sa clôture et archivez-le avec le dossier.
Questions fréquentes
Qui peut accéder aux signatures ?+
Uniquement les utilisateurs de l'organisme de formation qui a créé la session. Les stagiaires ne voient que leur propre écran de signature.
Où sont stockées les données ?+
Dans une base de données hébergée dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne).
Comment vérifier qu'une signature n'a pas été modifiée ?+
L'empreinte SHA-256 de chaque signature est recalculée à partir des éléments conservés (créneau, signataire, heure, tracé). Si l'un d'eux avait été modifié après coup, l'empreinte ne correspondrait plus à celle imprimée dans le journal du PDF.
Prêt à ranger le papier ?
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