Fonctionnement

De la liste Excel au PDF signé, sans une feuille de papier.

presenc.es remplace la feuille qui circule dans la salle. Le formateur garde la main sur l'ouverture et la clôture ; les stagiaires n'ont besoin que de leur téléphone.

Cinq étapes

1
Créez la session
Indiquez l'intitulé, les dates, le lieu et le formateur, puis collez la liste des stagiaires depuis Excel ou votre logiciel de gestion. Les demi-journées sont créées automatiquement sur les jours ouvrés, avec vos horaires.
2
Ouvrez l'émargement
Au début de la demi-journée, le formateur ouvre l'émargement. Un QR code s'affiche : il le projette en plein écran ou le montre depuis son téléphone. Le code change toutes les 20 secondes.
3
Les stagiaires signent
Ils scannent le QR code avec l'appareil photo de leur téléphone, choisissent leur nom et signent au doigt. Pas d'application à installer, pas de compte à créer. Le formateur voit la liste se remplir en direct.
4
Le formateur contresigne et clôt
Le formateur signe à son tour, puis clôt la demi-journée. Plus personne ne peut signer après la clôture, et les stagiaires qui n'ont pas signé apparaissent comme absents.
5
Téléchargez les feuilles
Un PDF regroupe une feuille par jour (matin et après-midi), les signatures des stagiaires et du formateur, et en annexe le journal de preuve de chaque signature.

En classe virtuelle ou en formation mixte

Quand les stagiaires ne sont pas dans la salle, le QR code ne suffit plus. Chaque stagiaire dispose alors d'un lien personnel.

Un lien par stagiaire et par demi-journée

Le lien ne sert qu'à signer pour ce stagiaire, sur ce créneau. Il est inutilisable pour quelqu'un d'autre ou pour une autre demi-journée.

Valable pendant l'ouverture seulement

Tant que le formateur n'a pas ouvert l'émargement, ou dès qu'il l'a clos, le lien affiche un message et ne permet pas de signer.

Tracé comme « à distance »

Sur la feuille et dans le journal de preuve, la signature est marquée « lien personnel », ce qui la distingue d'une signature en salle.

Aujourd'hui et demain

Le formateur copie les liens depuis son écran de pilotage et les transmet (chat de la classe virtuelle, e-mail). L'envoi automatique par e-mail, et en option un code de vérification par SMS, arrivent prochainement.

Les garde-fous contre les signatures de complaisance

Le QR code expire en 20 secondes

Il est recalculé en permanence à partir d'un secret propre à chaque demi-journée. Une capture d'écran transmise à un absent devient inutilisable presque aussitôt.

Un téléphone, un stagiaire

Le navigateur qui a servi à signer pour un stagiaire est bloqué pour les autres sur la même demi-journée, et chaque signature garde l'adresse IP et l'appareil d'origine pour repérer une série suspecte.

Une seule signature par personne

Un stagiaire qui a déjà signé n'apparaît plus dans la liste ; impossible de signer deux fois ni d'écraser une signature existante.

Le formateur atteste

La contresignature du formateur sur chaque demi-journée confirme la liste des présents, comme sur une feuille papier.

Questions fréquentes

Les stagiaires doivent-ils créer un compte ?+

Non. Ils scannent le QR code ou ouvrent leur lien, choisissent leur nom et signent. Seul l'organisme de formation a un compte.

Et si un stagiaire n'a pas de smartphone ?+

Il peut signer sur le téléphone ou la tablette du formateur, en ouvrant le lien personnel du stagiaire depuis l'écran de pilotage. La signature est alors marquée « lien personnel ».

Faut-il une connexion internet dans la salle ?+

Oui, les téléphones des stagiaires doivent accéder à internet (4G ou Wi-Fi) le temps de signer, soit quelques secondes.

Peut-on rouvrir une demi-journée close ?+

Oui, le formateur peut rouvrir l'émargement pour un retardataire. Chaque signature garde sa propre heure, ce qui distingue un retardataire sur la feuille.

Prêt à ranger le papier ?

Créez votre compte, collez votre liste de stagiaires et faites signer votre prochaine demi-journée. Sans carte bancaire.

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